Oggi vogliamo affrontare un punto importante. Il trasloco di uffici a Roma. Si perché quando si parla di traslochi subito si pensa a quello della casa, ma anche i negozi, i magazzini e gli uffici arriva un momento che hanno bisogno di cambiar sede.
I motivi possono essere tanti. Per esempio c’è bisogno di avvicinarsi di più alla clientela specifica e fidelizzata nel corso degli anni, il contratto di affitto sta per scadere, c’è bisogno di un ufficio più grande o più piccolo etc.
Qui sotto vogliamo offrirti alcuni suggerimenti per rendere veloce, efficace e soprattutto puntuale il tuo trasloco di ufficio!
- Contatta un’azienda specializzata: perché? Almeno che non si tratti di un ufficio tuo, dove non hai dipendenti e le cose da portare sono giusto il pc e qualche libro, probabilmente devi traslocare scrivanie, computer di tutti i dipendenti, stampanti, macchinari vari, libri, archivi etc. Far tutto da solo si trasforma in un ulteriore lavoro, senza considerare che forse non hai i mezzi necessari per trasportare cose pesanti e delicate.
- Organizzazione: calcola in anticipo i tempi e cerca di calcolare che il trasloco sia finito un po’ prima dell’apertura del nuovo ufficio. Da una parte un ritardo potrebbe mettere in pausa eventuali lavori o consegne, dall’altra i clienti ne risentirebbero. Perciò è bene tentare di rendere il trasloco più fluido, veloce e indolore per tutti.
- Avvisa clienti e fornitori: clienti e fornitori devono essere avvisati del cambio, specialmente se è un ufficio aperto al pubblico. Come avvisarli? Sicuramente il vecchio e classico cartello sulla porta del vecchio ufficio, dove indichi la direzione nuova, non può mancare. Non dimenticarti però di comunicarlo anche: attraverso la newsletter, i social network, un sms, whatsapp, sito web etc.
- Attenzione ai tuoi oggetti: tutto ciò che sta ora nel vecchio ufficio, deve essere portato nel nuovo. Prima di tutto perciò controlla cosa devi e cosa non devi portare. I mobili sono vecchi? Affidati a un buon servizio per lo smaltimento dei mobili così da buttare ciò di cui non hai bisogno. Imballa invece il resto in modo accurato. Fascicoli importanti per esempio non devono essere mischiati con penne e fogli bianchi. Il rischio poi è di non trovare qualcosa di importante. I server aziendali poi, che sono sensibili e contengono dati importanti, meglio affidarli a mani esperte.
- Prendi in considerazione di chiudere alcuni giorni: per ultimare il trasloco e finire di preparare tutto sicuramente c’è bisogno di chiudere alcuni giorni. Per un semplice fatto. Mentre la ditta di traslochi si occupa di trasportare PC, server e tutte le cose importanti, come lavorano i tuoi dipendenti senza aver a disposizione gli strumenti più importanti? Grazie a una ditta però puoi risolvere il tutto in pochissimi giorni, così da essere operativo in fretta e non perdere soldi. Inoltre così puoi riprendere velocemente a offrire il servizio che i tuoi clienti richiedono.
In base al tipo di ufficio comunque è probabile che ci saranno tante altre cose da prendere in considerazione, perciò cerca di valutare e calcolare tutti i possibili rischi per non essere preso alla sprovvista.